Weltweit mitreden können – dank automatisierter Übersetzungsprozesse

Immer mehr Übersetzungsprojekte mit oftmals kleinerem Umfang zu bearbeiten, zieht sowohl für Sprachdienstleister als auch für die Auftraggeber einen wachsenden administrativen Aufwand sowie komplexere Arbeitsabläufe nach sich. Um Prozesse rund um die Lokalisierung zu verschlanken und damit die Kosten möglichst gering zu halten, kann sich für exportierende Unternehmen der Einsatz eines Translation-Management-Systems lohnen.

In internationalen Märkten wird ein Unternehmen seine Produkte nur dann erfolgreich vermarkten, wenn es seine gesamte Produkt- und Unternehmenskommunikation an die jeweiligen Bedürfnisse der Zielmärkte adaptiert. Hinzu kommt, dass laut gesetzlicher Vorschriften wie beispielsweise der Maschinenrichtlinie innerhalb der EU oder des Produkthaftungsgesetzes die Service-Dokumente, Handbücher, Wartungs- und Bedienungsanleitungen den Kunden in ihrer Landessprache zur Verfügung stehen müssen. Das Übersetzungsvolumen nimmt dadurch weiter zu. Auch die wachsende Komplexität von Produkten und Dienstleistungen und der damit einhergehende Beschreibungsbedarf tragen dazu bei. Die Optimierung der Erstellungsprozesse für mehrsprachige Inhalte ist deshalb eine der zentralen Herausforderungen für alle Unternehmen, die auf internationalem Parkett punkten wollen. Effiziente Prozesse, die gleichzeitig die Konsistenz und Qualität der Texte sicherstellen, lassen sich nur über eine straffe Organisation und softwaretechnische Unterstützung lösen.

Interne und externe Beteiligte zusammenführen

Während Übersetzungen noch vor einigen Jahren per E-Mail und angehängtem Dokument beauftragt werden konnten, erfordert heute die Vielzahl von Sprachen verbunden mit dem Outsourcing von Übersetzungsleistungen ein wesentlich umfassenderes Prozessmanagement, dessen Komplexität mit jeder Sprache und jedem zusätzlichen Dokumentenformat zunimmt. Es umfasst die Definition und Kontrolle von Terminen, die Bereitstellung der notwendigen Dokumente und Ressourcen, die Verteilung der Aufgaben an die richtigen Mitarbeiter bzw. Übersetzungsdienstleister, die Nachkalkulation und Archivierung. In den Gesamtprozess sind unterschiedliche Parteien involviert, deren Zusammenarbeit für den Projekterfolg koordiniert werden muss: Vom Redakteur, der die Dokumentationen oder andere Produktinformationen erstellt, dem Produktmanager und dem zuständigen Entwickler, die Informationen dazu liefern, über den internen oder externen Übersetzer bis hin zum Lektor, der die Qualität des übersetzten Textes sicherstellt. 

Übersetzen ist also nicht nur die Übertragung eines Textes von einer Sprache in eine andere, sondern ein komplexer Prozess, der neben der sprachlichen Ebene vor allem Termin- und Ressourcenplanung, Koordination und Kontrolle beinhaltet. Ein Projektmanager muss folglich viel Aufwand investieren, um den reibungslosen Ablauf der Übersetzung sicherzustellen.

Komponenten eines Translation-Management-Systems

Translation-Management-Systeme haben deshalb das Prozessmanagement zu einer funktional wichtigen Säule gemacht. Als Softwareplattform für alle Sprachressourcen und Übersetzungsprozesse in Unternehmen stellen sie die notwendigen Komponenten als integrierte Arbeits- und Systemumgebung für alle internen und externen Beteiligten zur Verfügung. Wichtige Bestandteile sind hierbei auch der Übersetzungsspeicher (Translation Memory) und ein Terminologiesystem, welche die Wiederverwendung bereits übersetzter Textsegmente sowie die Konsistenz der Bezeichnungen gewährleisten. Die Datenbanken bergen durch zusätzliche Kontextinformationen und Verwendungshinweise einen umfassenden Fundus an Unternehmens-Know-how. Dies verringert Unsicherheiten bei der korrekten Übersetzung z.B. von Fachbegriffen und damit den Abstimmungs- und Korrekturaufwand zwischen Übersetzer und Auftraggeber. Beide Systeme wirken im Hintergrund und liefern dem Übersetzer während der Textbearbeitung die zum aktuellen Satz passenden Entsprechungen. Gerade die Lokalisierung von Dokumentationen kann auf Grund der hohen Wiederverwendungsrate von vorhandenen Formulierungen erheblich beschleunigt werden. 

Ein Translation-Management-System bietet jedoch nicht nur Unterstützung beim Übersetzen und der Verwaltung stetig wachsender Sprachressourcen. Mit einer solchen Software kann der gesamte Ablauf von Übersetzungsprozessen gesteuert werden. Projektverantwortliche behalten den Überblick über Termine, Arbeitsfortschritt und Kosten.  In einer gemeinsamen Arbeitsumgebung werden zu übersetzende Inhalte und alle projektrelevanten Daten direkt an den Sprachdienstleister übermittelt; umgekehrt werden neben den Übersetzungen auch alle neu erstellten Translation-Memory- und Terminologie-Einträge zurückgegeben und für die weitere Verwendung zentral gespeichert. In einigen Systemen besteht die Möglichkeit, wiederkehrende administrative Arbeitsschritte zu automatisieren und damit den Koordinationsaufwand für Projektmanager zu reduzieren. Die Voraussetzung hierfür bilden eine zentrale Datenhaltung, durchgehende Prozesse und vernetztes Arbeiten mit allen beteiligten Bearbeitern. Übersetzungsaufträge können beispielsweise automatisch einem bestimmten Mitarbeiter oder Dienstleister zugewiesen werden. Während der Bearbeitung erfolgen Updates und Datenpakete können automatisch gepackt und ausgetauscht werden.

Das Auslösen eines automatisierten Prozesses kann auf Basis nahezu aller im Kontext von Übersetzungsprojekten relevanter Ereignisse erfolgen. Hierzu drei typische Beispiele:

• die Alarmierung definierter Bearbeiter bei Terminüberschreitungen zu bestimmten Prozess-Schritten, beispielsweise bei fehlender Bestätigung über die Annahme eines Auftrages. Wird der Auftrag innerhalb einer gesetzten Frist nicht bestätigt, kann dieser automatisch an einen anderen Bearbeiter vergeben werden
• das Zuweisen bestimmter Aufgaben zu definierten Bearbeitern, beispielsweise die Übersetzung einer Textsorten in eine bestimmte Sprachrichtungen an einen passenden Dienstleister
• die Übergabe finaler Übersetzungen an definierte korrespondierende Systeme, Ablage auf Filesystemen, Archivierung des Projektes etc. nach Abschluss und Freigabe eines Übersetzungsauftrages.

Über eine Reihe von Kennzahlen lassen sich Aufwände für Übersetzungsprozesse transparent darstellen und Optimierungspotenziale aufdecken. Gerade bei einer Vielzahl von unterschiedlichen Übersetzungsprojekten ist eine Aufstellung über die Ressourcenauslastung ein wichtiges Mittel, um Aufgaben optimal zu verteilen. Der Projektverantwortliche erhält über detaillierte Reports Entscheidungshilfen, die aufbereitet nach Projekten und Sprachen Angaben zur Auslastung im Allgemeinen, aber auch zur Auslastung von einzelnen Benutzern, sowie zur Auftragslage  umfassen. So können zeitkritische Aufträge auch an denjenigen delegiert werden, der noch über entsprechende Ressourcen verfügt.

Übersetzungsprozess als Teil des Ganzen

Idealerweise sollte der Übersetzungsprozess nicht isoliert, sondern als Teil eines Gesamtszenarios betrachtet werden, denn vor- und nachgelagerte Prozesse spielen hier ebenfalls eine Rolle. Oftmals stammen die Quelltexte aus einem anderen System beispielsweise für das Produktinformationsmanagement (PIM), die Redaktion oder das Enterprise-Resource-Planning. An die Übersetzung schließen sich häufig Publikations- und Archivierungsprozesse an. Deshalb stellen Translation-Management-Systeme in der Regel eine Reihe von Schnittstellen zur Verfügung, um durch die Integration von Drittsystemen den gesamten Entstehungs- und Publikationsprozess von produktbegleitenden Informationen noch effizienter zu gestalten. Für alle Beteiligten ergeben sich dadurch zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten zur Optimierung der täglichen Arbeitsabläufe:

• einfacher Austausch der zu übersetzenden Daten bzw. der übersetzten Zieltexte
• Bereitstellung von Kontextinformationen für den Übersetzer
• automatische Auslösung von Übersetzungsaufträgen bei Änderungen im Quelltext
• Bereitstellung der Kennziffern aus dem Translation-Management-System in der Redaktionsumgebung
• Integration maschineller Übersetzung als Ergänzung zum Translation Memory
• Erweiterung der Projektmanagement-Funktionen durch BPM-Tools
• Integration von Online-Wörterbücher

Fazit:

Moderne Translation-Management-Systeme stellen zum einen eine konsistente Nutzung und kostensparende Wiederverwendung aller vorhandenen Sprachressourcen sicher. Zum anderen sorgen sie durch Projektmanagement- und Reportingfunktionen, Automatisierung sowie die  direkte Vernetzung von projektbeteiligten Personen und Systemen für kontrollierte Prozesse, eine flexible Delegation von Aufgaben und für Transparenz bezüglich der Aufwände und Kosten.

Der Autor:

Christian Weih ist Vertriebsleiter bei der Across Systems GmbH, dem Hersteller des Across Language Server. Er studierte Anglistik an der Universität Mannheim. Bei Across Systems berät er Kunden zu Sprachtechnologie, Übersetzungsworkflows und integrierten Lösungen beispielsweise für übersetzungsgerechtes Schreiben.

Mit freundlicher Genehmigung der Fachpublikation wissensmanagement