Technische Dokumentationen: (k)ein lästiges Übel

Keine Maschine oder Anlage kommt ohne Hinweise zur Bedienung, Wartung und Reparatur aus. Das Risiko für fehlerhafte Nutzung, die größere Schäden mit sich bringen könnte, ist viel zu groß. Trotz dieser Bedeutung und der gesetzlichen Notwendigkeit betrachten Hersteller die Serviceliteratur eher als lästiges Übel statt als eine Chance, ihr Produkt durch verständliche Anleitungen aufzuwerten.

Wer hat sich nicht schon über komplizierte, schwer lesbare Anleitungen aufgeregt, deren Sinn in der Übersetzung verloren gegangen ist? Im privaten Bereich, beispielsweise beim Aufbau eines Regals von einem schwedischen Möbelhersteller, nimmt man es vielleicht noch mit Humor und kann mit viel Fantasie das Werk vollenden. Bei komplexen Maschinen oder Anlagen jedoch können unvollständige oder missverständliche Dokumentationen schlimme Folgen haben. Dazu zählen, neben den möglicherweise gefährlichen Konsequenzen einer fehlerhaften Bedienung, vor allem wirtschaftliche Schäden.

Der Kunde kann beispielsweise die Begleichung der Rechnung bis zur vollständigen Auslieferung – und dazu gehört auch die Technische Dokumentation – hinauszögern.

Während viele Unternehmen in moderne Fertigungsmethoden und Entwicklung sowie in intelligente Unternehmenssoftware und die Optimierung ihrer Geschäftsprozesse investieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben, bleibt bei der Technischen Dokumentation meist alles beim Alten. Dokumente werden vielerorts bis heute mit einem Textverarbeitungsprogramm am PC erstellt, manchmal noch mit einem DTP-Programm gestaltet. Dabei können leistungsfähige Redaktionssysteme die Kosten für die Erstellung und Pflege massiv senken – und gleichzeitig die Qualität steigern.

Mehr Wirtschaftlichkeit bei der Texterstellung

Um dies zu erreichen, hat sich als probates Mittel das Prinzip der Modularisierung erwiesen. In der Regel bestehen Technische Dokumentationen aus variablen und fixen Inhalten. Das heißt, ein gewisser Anteil in einer Dokumentation ist immer gleich, beispielsweise bestimmte Sicherheitshinweise in einem Handbuch. Daneben gibt es den Anteil von individuellen Inhalten, die produktabhängig oder von Land zu Land verschieden sind. Bei der Modularisierung werden die Inhalte granular in standardisierte Informationseinheiten zerlegt. Auf diese Weise lassen sie sich später zur Erzeugung von individuellen, dynamischen Dokumenten verwenden. Die inhaltliche Änderung einer Informationseinheit bewirkt die automatische Anpassung aller damit in Beziehung stehenden Dokumente. Diese Vorgehensweise sorgt dafür, dass vorhandene Inhalte – einmal erstellt – vielfach genutzt werden können.

Multimediale Dokumentationen

Interessant werden die Redaktionssysteme umso mehr, als Technische Dokumentationen heute längst nicht mehr nur aus Papier sind. Sie werden meist auch in digitaler Form benötigt, z. B. auf CD oder im Internet als Hilfetext. Bei Maschinen, die mit eigenen Bildschirmen für die Bedienung ausgestattet sind, wird immer öfter verlangt, dass die Dokumentationen direkt in das EDV-System der Maschine integriert werden. Spätestens hier stößt die herkömmliche Arbeitsweise in der Technischen Dokumentation an ihre Grenzen.

Der Einsatz eines modernen Redaktionssystems wird zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor. Über das sogenannte Single-Source-Publishing können Texte und Grafiken für verschiedene Medien und Ausgabeformate genutzt werden, ohne zusätzlichen Konvertieraufwand.

Sprachbarrieren überwinden

Zu den größten Herausforderungen an eine Technische Dokumentation gehört sicher die Übersetzung in andere Sprachen und die Verwaltung der verschiedenen Sprachversionen. So schreibt etwa die Maschinenrichtlinie 98/37/EG vor, dass diese in der jeweiligen Sprache des Exportlandes vorliegen muss. Für international tätige Unternehmen bedeutet dies, dass die Unterlagen also nicht nur übersetzt, sondern auch mehrsprachig gepflegt werden müssen.

Redaktionssysteme legen deswegen auch einen Schwerpunkt auf die Sprachverwaltung. Im Bereich der Übersetzung lassen sich zum Beispiel erhebliche Kosten einsparen, wenn bei einem neuen oder geänderten Dokument nur noch der Textabschnitt übersetzt werden muss, der auch tatsächlich verändert wurde.

Die Investition in ein modernes Redaktionssystem kann sich also für viele Unternehmen auszahlen – sowohl wirtschaftlich durch eine effizientere Produktion und die Vermeidung von Haftungsrisiken als auch durch einen Imagegewinn und höhere Kundenbindung. Besonders Unternehmen, die

  • viele verschiedene, zum Teil sehr ähnliche und häufig sich ändernde Dokumente erzeugen und pflegen,

  • Dokumente in mehreren Sprachvarianten erstellen und verwalten oder
  • mehrere Veröffentlichungsformen gleichzeitig bedienen wollen,

profitieren von einer solchen Anschaffung und dürfen auf einen schnellen ROI hoffen.

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