Rohstoff „Wissen“: Das Übersetzungsmanagement von morgen

Wissensmanagement ist die wichtigste Voraussetzung für intelligente Prozesse im Übersetzungsmanagement. Die optimale Einbindung des verfügbaren Wissens – vom Auftragseingang bis zur endgültigen Publikation – dient dem gemeinsamen Erfolg. Ergänzt wird das wissensbasierte Projektmanagement durch den Einsatz moderner Softwaretools für eine weitgehende Prozessautomatisierung.

Für moderne Sprachdienstleister ist ein effektives Wissensmanagement heute unverzichtbar. Erfolg und Innovation hängen unmittelbar von einer intelligenten Verwendung vorhandener Informationen ab. Damit auch die komplexesten Projekte schnell, effektiv und mit hoher Qualität abgewickelt werden können, ist es notwendig, das Wissen aller Mitarbeiter optimal in den Workflow einzubinden. Ein professionelles Wissensmanagement, das sowohl auf der Erfahrung des Unternehmens als auch auf den Erkenntnissen von Wissenschaft und Forschung aufbaut, schafft die entsprechenden Strukturen.

Herausforderungen einer globalisierten Wirtschaft

Gerade im Übersetzungsmanagement – einer dynamischen und schnell wachsenden Branche – ist ein planvolles Arbeiten und die Einführung effizienter Workflows auf Grundlage aller relevanten Kenntnisse notwendig. Ein Dienstleister muss mit immer neuen Ziel- und Ausgangssprachen, komplizierten Rechtssystemen auf neu erschlossenen Märkten und  einer Vielzahl an Dateiformaten umgehen können, während permanent Zeit- und Kostendruck steigen. Wer angesichts dieser Herausforderungen nicht in der Lage ist, ein effektives Wissensmanagement nicht nur als ideelles Ziel zu formulieren, sondern konkret zu definieren, auszugestalten und im Unternehmensalltag umzusetzen, wird auf Dauer seine Marktfähigkeit verlieren. Die permanente Optimierung von Prozessen und die Analyse bestehender Potentiale sind unerlässlich.

Auf dem Weg zu einem effektiven Wissensmanagement

Entscheidend für einen Dienstleister im Bereich technische Übersetzung und Dokumentation ist eine dialogorientierte Unternehmenskultur, die auf aktive Vernetzung und damit auf ein Maximum an Kommunikation unter allen Prozessbeteiligten setzt. Zugriffshierarchien im Intranet gewährleisten, dass Mailboxen sowie laufende Projekte bei Abwesenheit eines Beteiligten durch andere Mitarbeiter bearbeitet werden können. Dies ermöglicht ein verteiltes Arbeiten an einem Auftrag und schafft für den Kunden eine kürzere Time-to-market und eine permanente Betreuungssituation seines Projekts. Zudem kommen vielfältige Methoden wie regelmäßige Newsletter an die Mitarbeiter oder aktuelle Rundmails an unterschiedliche Verteilergruppen zum Einsatz. Somit kann die vielfach vorhandene Informationsflut sinnvoll selektiert und bewältigt werden.

Automatisierung im Übersetzungsmanagement

Ergänzt wird diese vielfach bewährte Praxis durch ein hohes Maß an Automatisierung im gesamten Arbeitsprozess von Lokalisierung, Übersetzung und Dokumentation. Alle Schritte im Workflow folgen einer eingespielten, definierten Projektanlage, in dessen Verlauf verschiedene Softwarefunktionen zur Automatisierung der Auftragsbearbeitung zum Einsatz kommen. Diese sollen die Arbeit von technischen Redakteuren, Fachübersetzern, Lektoren und Projektmanagern optimal unterstützen. Wesentliche Prozessschritte werden dadurch automatisiert, individuelle Fehler somit vermieden. Ist das Software-Paket an die spezifischen Ansprüche eines Kunden angepasst, können alle Routineaufgaben wie Datenvorbereitung, Datentransfer zwischen Übersetzer und Lektor, Clean-Up und Einleitung des DTP automatisch erledigt werden. Neben einer gesteigerten Prozesssicherheit reduziert sich der Aufwand des Projektmanagers im Vergleich zur herkömmlichen Arbeitsweise. Für den eigentlichen Übersetzungsvorgang spielt nicht zuletzt der Einsatz von Translation Memory Systemen eine wichtige Rolle. Diese Übersetzungsdatenbanken sorgen dafür, dass bereits übersetzte Textbausteine wieder verwendet werden können. Die eigentliche, erstmalige Übersetzungsleistung liegt natürlich immer noch bei einem muttersprachlichen Fachübersetzer. Die Verwendung von professionell angelegten Terminologiedatenbanken reduziert zusätzlich die Recherchezeit des Übersetzers und damit die Gesamtkosten des Kunden. Als Grundlage der gesamten Unternehmenskommunikation wird ein professionelles Terminologiemanagement zudem zur entscheidenden Voraussetzung für das Wissensmanagement, da die Vorteile dieses Konzepts durch eine inkonsistente Nutzung von Begriffen ansonsten schnell verspielt werden können.

Fachlektorat für eine optimale Qualitätssicherung

Nach der Übersetzung kommt es auf eine zuverlässige und lückenlose Qualitätssicherung an. Die übersetzte Dokumentation sollte von erfahrenen und ausgebildeten Fachleuten lektoriert werden. Es empfiehlt sich, muttersprachliche Übersetzer als Lektoren einzusetzen, um mit deren spezifischem Wissen lokale Gegebenheiten und sprachliche Eigenheiten im Zielland berücksichtigen zu können. Abhängig von Charakter und Zweck der Dokumentation gibt es verschiedene Arten von Lektorat. Für Werbetexte sollte ein sprachliches Lektorat eingesetzt werden, das maßgeblich auf stilistische Fragen Wert legt. Bei komplizierten Bau- und Betriebsanleitungen etwa im Bereich Maschinenbau bedarf es eines fachlichen Lektorats, das die Dokumentation inhaltlich prüft und damit eine störungs- und risikofreie Nutzung des dazugehörigen Produkts sicherstellt.

Speicherung des erlernten Wissens durch Projekt-Debriefing

Unverzichtbar für ein optimales Projektmanagement ist nach dessen Abschluss die systematische Aufarbeitung und Speicherung aller gewonnenen Informationen und Wissensinhalte, also ein professionelles Projekt-Debriefing. Gerade bei komplexen Prozessen gehen oftmals wertvolle Informationen und Projekterfahrung verloren, wenn die Nachbearbeitung unzureichend ist. Neben der Dokumentation und Codierung der reinen Wissensinhalte steht hier die menschliche Interaktion im Mittelpunkt. Unter fachkundiger Anleitung wird das abgeschlossene Projekt gemeinsam mit allen involvierten Mitarbeitern analysiert und die Erkenntnisse der Beteiligten festgehalten. Durch die Dokumentation des erworbenen Wissens teilen die Mitarbeiter die von anderen Kollegen gewonnenen Erfahrungen aller Art und können so bei zukünftigen Projekten davon profitieren.

Fazit

Das Ziel professionellen Wissensmanagements im Übersetzungsmanagement ist somit ein Gesamtkonzept für effiziente Workflows aus einem Guss. Hier soll überflüssiger Aufwand vermieden werden und jeder einzelne Schritt unmittelbar dem Projekterfolg dienen. Führende Unternehmen der Branche arbeiten seit Jahren an einer optimierten Prozesssteuerung und der Entwicklung innovativer Software-Lösungen für alle Bereiche moderner Sprachdienstleistungen. Es gilt, sämtliches Wissen optimal einzusetzen, zu teilen und zu vermehren. Wissen als intellektuelles Kapital verstanden ist somit nicht weniger als der Schlüssel, um Fortschritt und Wohlstand in einer Zeit geringer werdender natürlicher Ressourcen nachhaltig zu sichern.

Informationen zur Autorin:
Tanja Damato leitet seit 2007 Vertrieb und Marketing sowie seit 2008 Teilbereiche der Produktion der Transline Deutschland GmbH.