Mit intelligenter Autorenunterstützung effizient zu besseren Texten
Ob Redakteure, Textproduzenten, Content-Spezialisten, Editoren oder Autoren – zahlreiche Textprofis arbeiten täglich daran, Informationen oder Botschaften vom Verfasser zum Empfänger zu transportieren. Ihre Texte müssen verständlich sein, korrekt in Orthografie und Grammatik, Informationen wie Produktbezeichnungen sowie Firmenamen einheitlich wiedergeben. Darüber hinaus gibt es für einige weitere Anforderungen. Dazu gehören die Reduzierung der Übersetzungskosten, die Einhaltung spezifischer Vorgaben, Suchmaschinenfreundlichkeit oder das Erstellen vieler Beiträge in immer kürzerer Zeit für unterschiedliche Kanäle. Software zur Autorenunterstützung bietet erstklassigen Support im gesamten Redaktionsprozess.
Die Autorenunterstützung und ihre Komponenten
Autorenunterstützung oder auch bekannt als Sprachprüfprogramme, Language Checker, Sprach-Checker, Controlled Language Checker und Authoring Assistance liefern eine umfassende Daten- und Entscheidungsgrundlage für die effiziente Erstellung von regel- und stilkonformen Beiträgen, die durch Konsistenz sowie Qualität überzeugen. Ihre Bandbreite reicht vom Redaktionsleitfaden über kleine Lösungen in diversen Content-Management-Systemen bis hin zu fokussierten Tools, einschließlich einer Sprachprüfung. Professionelle Lösungen zeichnen sich durch Skalierbarkeit aus.
Eine Komponente bildet die regelbasierte Sprachprüfung. Sie kontrolliert Terminologie, Rechtschreibung, Grammatik und Stil. Neben der korrekten Schreibung der Wörter und Sätze – inklusive der Satzzeichen und Leerzeichen werden Genus, Numerus, Kasus und Verb-Subjekt-Kongruenz beachtet. Eine Stilprüfung beinhaltet typischerweise die Einhaltung von Wort- und Satzlängen, die Verwendung von Aktiv- und Passivkonstruktionen sowie Anglizismen. Komplexere Lösungen basieren auf einer linguistischen Prüfung und erlauben die Einbindung von Regelwerken.
Eine Terminologiekomponente liefert dem Autor im Zweifelsfall Definitionen und Verwendungshinweise zu Fachbegriffen sowie konkret die jeweiligen Vorzugsbenennungen, Synonyme und Negativterme. Dadurch heißt der Sportschuh nicht auf einmal Turnschuh, der Schraubendreher plötzlich nicht Schraubenzieher. Die Anbindung von Drittanbieter-Komponenten ermöglicht es, vielfältige Informationen abzurufen.
Das Authoring Memory fungiert als elektronisches Gedächtnis und zeigt alle ähnlichen, in der Vergangenheit geschriebenen und freigegebenen Textsegmente an. Diese lassen sich in den neuen Beitrag übernehmen. Wird das Authoring Memory mit einem Translation Memory verknüpft, ermöglicht es zusätzlich den Zugriff auf die darin enthaltenen mehrsprachigen Segmente.
Der Nutzen
Eine Software zur Autorenunterstützung trägt dazu bei, im Quelltext die Variantenvielfalt von Termen zu reduzieren, sodass auch bei der folgenden Übersetzung weniger Varianten entstehen. In Verbindung mit einem Translation-Memory-System kann der Autor außerdem schon beim Schreiben erkennen, ob ein Satz so oder ähnlich bereits übersetzt wurde. Je mehr übersetzte Segmente während des Schreibens in den Text integriert werden, desto weniger müssen neu übersetzt werden. Der Aufwand für die zu übersetzenden Passagen und die Kosten reduzieren sich.
Da dem Autor alle ähnlichen, in der Vergangenheit geschriebenen und freigegebenen Segmente zum Text angezeigt werden und er sie mit einem Klick übernehmen kann, wird die Texterstellung effizienter. Der Autor erhält Rückmeldung zu Rechtschreibfehlern, Grammatik, Stil und Terminologie sowie zu verbesserungsbedürftigen Textstellen und wird dadurch für seine potenziellen Fehlerquellen sensibilisiert; Fehler treten künftig weniger gehäuft auf.
Neben dem Beseitigen von Fehlern sowohl bei der Erstellung von Texten als auch im Lektorat hilft eine gute Software zur Autorenunterstützung, die Corporate Language einzuhalten. Denn sie prüft, ob der Autor die festgelegten Benennungen verwendet und implementierten Stilregeln berücksichtigt hat. Formulierungsvarianten bedeutungsgleicher Inhalte werden reduziert oder vermieden und der Test wir konsistent. Dies wiederum erhöht die Verständlichkeit und erleichtert die Indexierung.
Somit kann die Lösung dazu beitragen, Erstellungsprozesse von Texten zu normieren und zu automatisieren. Je nach Integration mit anderen Anwendungen ist es möglich, dass Mitarbeiter unternehmensweit Zugriff auf dieselben Inhalte haben und somit eine konsistente Kommunikation in allen Abteilungen etabliert werden kann. Zudem können Prozesse wie für Freigaben und Übersetzungen, automatisch gesteuert werden. Dies verkürzt die Durchlaufzeit.
Die Integration
Um das Potenzial einer Autorenunterstützung bestmöglich auszuschöpfen, ist es sinnvoll, die Software vor ihrem Einsatz zu konfigurieren und relevante Regeln zu implementieren. Da linguistische Regeln mit der Zeit an Bedeutung verlieren könnte, sollte die aktuelle Sprachkonfiguration regelmäßig hinterfragt und angepasst werden.
Darüber hinaus ist der Aufbau einer individuellen Terminologiedatenbank empfehlenswert. Wer bereits über eine verfügt, sollte sie einbeziehen. Anderenfalls können passende Ressourcen nach relevanten Termkandidaten durchsucht werden. Wenn Terminologie aus verschiedenen Quellen stammt oder eine lose Sammlung von Termen vorliegt, ist eine Überprüfung auf Korrektheit und Konsistenz empfehlenswert. So wird sichergestellt, dass die Terme sinnvoll strukturiert und von Dubletten und Fehlern bereinigt sind, bevor sie ins Terminologiesystem importiert werden.
Eine geeignete Lösung zur Autorenunterstützung fügt sich nahtlos in die vorhandene IT-Umgebung ein und lässt sich Schritt für Schritt in den Arbeitsalltag integrieren. Sie kann zum Beispiel als Plug-in für verschiedene Editoren verfügbar sein. Das heißt: Der User arbeitet in seinem ihm bekannten Editor und nutzt die Funktionen der Autorenunterstützung zusätzlich. Darüber hinaus können Anwender aus verschiedenen Prüfmodi wählen. Je nach Vorliebe erhalten sie die Prüfergebnisse und Korrekturvorschläge in Echtzeit während der Texterstellung oder nach Abschluss ihres aktuellen Texts. Sie entscheiden, wie ob sie Korrekturvorschläge in den Text einarbeiten. Schulungen helfen, die Möglichkeiten der Software optimal zu nutzen. Bewährt hat sich, während des gesamten Auswahl- und Einführungsprozesses auf Know-how und Erfahrung kompetenter Anbieter zu setzen.
